از این همه کاغذ،نامه ،یادداشت و مکاتبات سایرسازمانها که روی میزم انبارشده است خسته و رنجورم.به همه موارد مذکور پیگیریهای رئیسم را نیز اضافه کن.هرلحظه باید تو اینهمه کاغذ بگردم و خواستشو آماده کنم و جوابشو بدم.پیگیریهای ارباب رجوع و کارمندانی که وام می خوان،مشتریانی که دم به دقیقه زنگ میزنن و .... نیاز ما در اختراع است . ما سیستم اتوساستون اداری که شامل قابلیت های ذیل است را پیشنهاد می کنیم:

• امكانات مديريت سيستم
  • امكان تعريف ساختار سازماني با چهار مشخصه (نام واحد سازماني، نام مافوق، كد شناسائي و پيش كد مكاتباتي واحد) و نيز نمايش واحدها به صورت درختي و جدولي
  • امكان تعيين گروههاي اختيارات به منظور تسهيل در تعريف اختيارات كاربران و ارائه يا حذف اختيارات يك كاربر خاص در هر گروه
  • امكان معرفي كاربران در يك يا چند واحد سازماني با تعيين مدت مجاز در هر واحد و مشخص نمودن اختيارات هر كاربر.در آن مسئوليت با نگهداري سوابق
  • امكان تعريف اختيارات هر كاربر در هر فيلد به تفكيك امكان تعريف، اصلاح، حذف، اضافه
  • امكان تعريف فرستندگان و گيرندگان به صورت ساختار درختي
  • امكان تعريف موضوع، پرونده براي هر واحد سازماني، كل واحد سازماني، رده هاي بالاتر يك واحد سازماني، به صورت درختي و جدولي به همراه امكان تعريف كد شناسائي
  • امكان تعريف كليد واژه با سه مشخصه اصلي (مشخصات كليد واژه، شناسه ملي و شناسه سازماني) و 15 مشخصه اختياري
  • امكان تعريف انواع فرمهاي يك سازمان و به جريان انداختن آنها
  • امكان تعيين شرايطي براي ارجاع سيستمي بدون دخالت افراد و نيز امكان تعيين فرد جايگزين و يا تفويض اختيار
  • امكان ارسال پيام روز به مناسبتهاي مختلف و مشاهده آن توسط همه كاربران به محض ورود به سيستم
  • امكان تغيير تصوير صفحه اصلي و استفاده از تصاوير آموزشي و فرهنگي
  • امكان محدود سازي دسترسي و ارجاعات كاربران به سازمان خود و امكان اعطاي دسترسي و ارجاع به ساير سازمانها براي كاربران مورد نظر
• امكانات ايمني:
  • امكان محدود سازي دسترسي كاربران به ارائه كارت هوشمند و اثر انگشت و كلمه رمز
  • تعريف دسترسي كاربران براي كارت هوشمند
  • رمز نمودن مكاتبات هنگام تبادل بين دبيرخانه‌ها
  • مخفي نمودن روابط بين نامه‌ها در DATABASE
  • محدود نمودن داده‌هاي BACKUP به بازخواني از نسخه اصلي از طريق كارت هوشمند
  • امكان نگهداري سوابق عمليات كاربران به تفكيك نوع عمليات و نامه
  • امكان نگهداري سوابق ورود و خروج كاربران از كامپيوترهاي مختلف
• امكانات دبيرخانه و كارتابل
  • امكان ثبت مشخصات عمومي نامه‌هاي وارده، صادره و داخلي
  • امكان ثبت چندين نامه در يك شماره ثبت
  • امكان ارسال سيستمي نامه به دبيرخانه ساير سازمانها و دريافت سيستمي نامه از دبيرخانه ساير سازمانها و ثبت خودكار آن در دبيرخانه بدون نياز به نيروي انساني (مشروط به نصب سيستم در آن سازمان) و ارجاع سيستمي آن
  • امكان ارسال نامه به سازمانهاي ذيربط از طريق فاكس يا پست الكترونيك
  • امكان ارسال نامه به ساير سازمانها از طريق CD يا ساير سخت افزارها و دريافت نامه و ثبت و ارجاع نامه ها به صورت خودكار
  • امكان دريافت نامه به سه روش فوق
  • امكان اضافه نمودن موضوع، پرونده، كليد واژه بر روي هر نامه از سه روش كد شناسائي، جدولي و درختي
  • امكان اضافه نمودن محل بايگاني فيزيكي و اخذ تاييد از بايگاني كننده
  • امكان اضافه نمودن نامه‌هاي مرتبط قبلي توسط كاربر و نامه‌هاي مرتبط بعدي توسط سيستم و كنترل صحت آن
  • امكان اصلاح نامه قبل از ثبت نهائي
  • امكان تهيه رونوشت از نامه وارده يا صادره و انجام تغييرات جزئي يا كلي در نامه‌هاي بعدي
  • امكان ارجاع نامه به كارتابل يك يا چندين واحد سازماني زير مجموعه و يا همه افراد زير مجموعه با يك ارجاع
  • امكان ارجاع چندين نامه انتخابي به يك نفر يا چند نفر با يك ارجاع
  • امكان الصاق هر گونه فايل در پيوست نامه
  • بهره برداري كامل از امكانات Word براي تايپ و ارسال نامه
  • امكان رؤيت تصاوير نامه‌هاي وارده از طريق نرم افزار Imaging و استفاده از قابليتهاي نرم افزار مزبور
  • وجود دو كارتابل (كارتابل نامه‌هاي جديد و كارتابل نامه‌هاي در دست پيگيري) با امكانات فراوان در اختيار هر كاربر
  • امكان رؤيت همزمان دستور و اقدام انجام شده در مورد يك نامه
  • امكان تغيير اندازه ستونها، جابجائي ستونها، مرتب كردن ارجاعات بر اساس فيلد دلخواه
  • امكان ارجاع نامه به همراه اعطاي مجوز دسترسي به سوابق نامه
  • امكان ارجاع نامه و اعطاي مجوز جهت دسترسي به نامه هاي بعدي مرتبط با اين نامه
  • امكان ارجاع نامه و تعيين مهلت پيگيري و رؤيت نامه در كارتابل پيگيري در تاريخ مذكور
  • امكان مشاهده نمودار ارجاعات يك نامه
  • امكان ارجاع پنهان يك نامه خاص و رويت آن صرفاً توسط گيرنده و فرستنده و امكان حذف
  • امكان مشخص نمودن سريع نامه‌هاي داراي تاخير در اقدام، نامه‌هاي اقدام شده و نشده و نامه‌هاي مشاهده شده و نشده
  • امكان ثبت و انتخاب درخواست يا دستورات يكسان در هر ارجاع
  • امكان ثبت و انتخاب اقدامات انجام شده يكسان در هر ارجاع
  • امكان رؤيت نامه‌ها در كارتابل روزانه به صورت جدولي، متني يا تصويري و فرمي
  • امكان رؤيت مشخصات كلي هر نامه هنگام رؤيت متن
  • امكان پيگيري يك نامه در فواصل معين
  • امكان پيگيري نامه‌هاي صادر شده به سازمانهاي ديگر در فواصل معين و حذف خودكار نامه از كارتابل پيگيري كاربر در صورت ثبت پاسخ در سيستم
  • امكان ارسال پيام عمومي به يك يا چند كاربر يا همه كاربران با يك ارسال
  • امكان ارائه پرينت از نامه هاي ارسالي يا دريافتي از يك گيرنده يا فرستنده در يك دوره معين جهت ارائه يا اخذ رسيد
  • امكان ادغام يا تفكيك نامه‌ها بر اساس موضوع، پرونده يا كليد واژه
• امكانات جستجو و گزارش گيري
  • امكان جستجوي سريع در فيلدهاي مهم مورد استفاده روزانه به ويژه در متن نامه
  • امكان جستجوي سريع در ارجاعات يك نامه خاص
  • امكان تهيه گزارشهاي پويا بر اساس كليه فيلدها، با تعيين هر نوع شرطي
  • امكان ثبت شرايط و فيلدهاي هر گزارش و استفاده مكرر از آن
  • امكان ارسال آسان كليه گزارشها و فهرستها و جداول به فايل Excel و ACCESS و استفاده از قابليتهاي فراوان نرم افزارهاي مزبور
  • امكان تعيين ستونهاي هر گزارش فرمت آنها و عناوين ستونهاي گزارش
  • امكان اخذ گزارش عملكرد افراد، واحدهاي سازماني و يا كل سازمان بر اساس ملاكها و نسبتهاي مشخص
  • امكان ايجاد نسبتهاي جديد از نسبتهاي قبلي براي هر كاربر يا واحد سازماني يا كل سازمان
  • امكان مشاهده آمار ارجاعات و اقدامات و و نمودار ارجاعات
  • امكان مشاهده زنجيره نامه‌هاي مرتبط با يكديگر